Mail merge adalah fitur Microsoft Word yang membantu Anda menyederhanakan pembuatan surat, label, amplop, email, dan direktori yang dipersonalisasi. Karena mail merge bukan salah satu fitur MS Word yang paling umum digunakan, beberapa pengguna mungkin tidak tahu cara melakukan mail merge di Word untuk membuat surat, label, dan amplop.
Jika Anda mencoba menghemat waktu yang dihabiskan untuk mempersonalisasi setiap huruf, label, atau dokumen lain secara manual, mail merge dapat berguna. Bahkan jika Anda belum pernah mencoba membuat surat mail merge, prosesnya cukup mudah, dan kami memandu Anda melalui setiap langkah di bawah ini.
Baca Juga : 9 Trik URL YouTube yang Harus Anda Coba Sekarang
Topik Bahasan
Cara Membuat Surat Mail Merge
Microsoft Word memiliki wizard yang memandu Anda dalam membuat surat mail merge. Wizard akan menanyakan surat yang ingin Anda gunakan dan penerima surat di sepanjang jalan, jadi pastikan Anda memiliki daftar penerima yang siap untuk disisipkan. Jika tidak, tidak masalah, Anda selalu dapat menambahkan daftar penerima secara manual.
- Buka dokumen Word dan ketik pesan Anda. Tinggalkan elemen yang dipersonalisasi (misalnya, judul, nama, kota, dll.). Untuk saat ini, Anda bisa meninggalkan ruang kosong di mana Anda ingin menyisipkan elemen-elemen ini, seperti:
- Saat templat Anda sudah siap, pilih Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard dari pita atas.
- Sebuah panel baru akan muncul di sepanjang batas kanan jendela MS Word Anda. Ini adalah wizard yang akan memandu Anda melalui prosesnya. Sebagai langkah pertama, Anda harus memilih jenis dokumen yang sedang Anda kerjakan. Pilih Letters dan pilih Starting document.
- Anda harus memilih dokumen yang ingin Anda gunakan untuk gabungan surat berikutnya.
Jika Anda telah mengetikkan beberapa konten untuk surat Anda, pilih Use the current document.
Jika Anda ingin menggunakan template siap pakai, pilih Start from a template. Ketika Anda telah memilih dokumen awal, klik Select recipients.
- Langkah selanjutnya adalah memilih penerima. Dengan asumsi Anda memiliki lembar Excel yang diisi dengan data penerima, Anda dapat mengimpor data dengan memilih opsi Use an existing file dan pilih Browse dari bagian berikutnya.
Navigasikan ke lembar yang berisi daftar penerima menggunakan penjelajah, pilih lembar dan pilih Open.
Saat Anda memilih lembar, Anda akan melihat jendela Select Table. Pilih tabel yang relevan. Pastikan untuk mencentang kotak di samping teks First row of data contains column headers jika itu benar untuk data Anda, dan pilih OK .
Selanjutnya, Anda akan melihat daftar penerima yang akan digunakan Word dalam penggabungan Anda. Jika semuanya terlihat bagus, pilih OK .
Setelah Anda menambahkan lembar Excel, pilih Next: Write your letter.
- Anda sekarang siap untuk menambahkan placeholder di surat Anda. Arahkan kursor ke tempat Anda ingin menambahkan placeholder dan pilih More items dari panel mail merge.
The InInsert Merge Field kotak dialog akan terbuka dari mana Anda dapat memilih placeholder relevan dan pilih Insert untuk menambahkannya ke surat Anda.
- Saat Anda telah menyisipkan semua bidang gabungan, pilih Next: Preview your letters.
Ini akan menunjukkan kepada Anda pratinjau semua surat yang dihasilkan dengan mail merge. Anda dapat menggunakan tombol panah di panel mail merge untuk mengalihkan pratinjau huruf.
- Pilih Next: Complete the merge. Pada langkah berikutnya, pilih Print (jika Anda ingin mencetak semua huruf) atau Edit individual letters > All (jika Anda akan menggabungkan huruf menjadi satu dokumen).
Cara Membuat Label Mail Merge
Itu selalu merupakan ide yang baik untuk mengkompilasi milis Anda dengan rapi di lembar Excel sehingga Anda tidak merasa pusing saat membutuhkan detail milis seseorang. Namun, jika Anda ingin mencetak label, kompilasi lembar Excel Anda tidak akan memotongnya. Sebagai gantinya, Anda harus membuat label mail merge di MS Word.
- Jika Anda sudah memiliki lembar Excel dengan detail surat, Anda dapat melompat ke langkah berikutnya. Jika tidak, atur milis Anda di lembar Excel. Tambahkan beberapa tajuk (Nama Depan, Nama Belakang, Alamat, dll.) dan urutkan daftar Anda.
- Beralih ke MS Word. Gunakan wizard untuk membuat label. Buka dokumen kosong dan pilih Mailings > Pilih Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard .
- Pilih Labels lalu Next: Starting document.
- Pada layar berikutnya, pilih Change document layout. Selanjutnya, pilih Label options untuk mengatur nomor produk dan merek label Anda.
Setelah Anda memilih OK , Anda akan melihat label yang diuraikan pada dokumen Anda. Jika tidak, masuk ke Table Design > Borders dan pilih View Gridlines.
- Kembali ke tab Mailings di MS Word dan pilih Select Recipients > Use an Existing List.
Arahkan ke file Excel yang berisi daftar email. Pilih file dan pilih Open.
- Anda akan melihat jendela Select Table . Jika Anda memiliki beberapa lembar di buku kerja Anda, Anda akan melihat lebih dari satu item di sini. Pilih salah satu yang berisi milis Anda. Centang kotak di samping teks First row of data contains column headers, dan pilih OK .
- MS Word mengimpor milis. Pilih Address Block. Lihat pratinjau di sebelah kanan.
Jika tidak terlihat seperti yang Anda inginkan, pilih Match Fields. Pastikan bahwa semua detail sesuai dengan header yang sesuai dari lembar kerja Anda dan pilih OK .
Lihat previewnya lagi. Jika terlihat bagus, pilih OK .
- Anda sekarang akan melihat <<AddressBlock>> di label. Buka Mailings > Update Labels untuk menambahkan <<AddressBlock>> ke semua label.
- Label sekarang siap untuk digabungkan. Buka Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents.
Anda akan melihat jendela kecil muncul. Pilih All lalu OK .
- Anda sekarang akan melihat semua label Anda digabungkan.
Cara Membuat Amplop Mail Merge
Membuat amplop mail merge sebagian besar sama dengan untuk label, tetapi dengan beberapa penyesuaian.
Sekali lagi, klik Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard , tapi kali ini, pilih Envelopes lalu pilih Next: Starting document dari bawah.
- Anda akan diminta untuk memilih dokumen awal. Pilih Envelope options untuk memilih ukuran amplop dan posisi alamat pengiriman/pengembalian (lihat langkah berikutnya), lalu pilih Next: Select recipients.
- Saat Anda memilih Envelope options, Anda akan melihat jendela kecil muncul. Pilih ukuran amplop pilihan Anda dan pilih font dan penempatan untuk pengiriman dan alamat pengirim.
- Langkah selanjutnya dalam wizard adalah memilih penerima. Pilih Use an existing list (dengan asumsi Anda sudah memiliki lembar Excel yang berisi data penerima), dan pilih Telusuri untuk mencari file . Pilih file yang relevan dan klik Next: Arrange your envelope.
- Di layar berikutnya, pilih Address block, lihat pratinjau untuk memastikan tampilannya seperti yang Anda inginkan, lalu pilih OK .
Anda sekarang akan melihat <<AddressBlock>> muncul di amplop.
- Pilih Next: Preview your envelopes, Anda akan melihat pratinjau yang sama seperti yang Anda lihat di langkah sebelumnya tetapi di dokumen Anda. Anda dapat menggunakan tombol panah di panel wizard untuk beralih antar amplop.
Amplop Anda sekarang siap untuk digabungkan. Pilih Next: Complete the merge.
- Pada layar berikut, Anda akan melihat opsi untuk Edit individual envelopes, pilih All untuk menggabungkan semua catatan, dan pilih OK .
Anda sekarang akan melihat semua amplop digabung menjadi satu dokumen.
Pencetakan Massal dan Email Menjadi Mudah
Menggunakan mail merge dapat menghemat banyak waktu yang seharusnya Anda habiskan untuk menyesuaikan surat, label, atau amplop Anda. Tidak hanya itu yang dapat Anda lakukan dengan MS Word. Anda juga dapat membuat kartu ucapan , buklet , dan kartu indeks .
mail merge telah ada untuk sementara waktu, tetapi jika Anda ingin membuat proses Anda efisien, Microsoft Office 2019 memperkenalkan beberapa fitur rapi yang mungkin ingin Anda lihat.
